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Réglementation 2018 sur les balances poids-prix à ticket
Depuis le 1ᵉʳ janvier 2018, les commerçants qui enregistrent les règlements de leurs clients au moyen d’un logiciel de comptabilité, de gestion ou d’un système de caisse, ont l’obligation d’utiliser un logiciel conforme.
1 – Depuis le 1ᵉʳ janvier 2018, tous les commerçants qui utilisent un “logiciel de caisse“, ce qui inclut les balances poids-prix avec ticket utilisées à cette fin, devront s’équiper obligatoirement d’un système certifié NF 525 ou LNE pour les opérations réalisées avec leurs clients particuliers.
Le principe de la norme NF 525
La norme NF525 a pour but de prouver la sécurité des logiciels auprès de l’Administration. Et notamment, de pouvoir certifier de leur fiabilité en matière de traitement des données enregistrées. Pour être certifié NF525, un logiciel de caisse doit :
● Permettre l’identification des processus et des données d’encaissement.
● Permettre la traçabilité des opérations d’encaissement.
● Avoir un système d’archivage et de conservation des données d’encaissement.
● Ne pas proposer une fonction permettant de cacher ou de modifier des données d’encaissement.
Une obligation pour les commerçants ?
L’ensemble des commerçants qui sont soumis à la TVA et qui optent pour un logiciel de caisse, doivent choisir un produit homologué. Dans le cas contraire, ils peuvent être réprimandés lors d’un contrôle des autorités compétentes. L’amende peut s’élever à 7500€ par produit utilisé non certifié. Par ailleurs, le professionnel aura l’obligation de régulariser sa situation sous 60 jours.
2 – Tout assujetti à la TVA qui détiendra une balance poids-prix avec ticket permettant de mémoriser ses opérations d’encaissement doit donc, à compter du 1er janvier 2018, être en mesure de justifier que son matériel respecte les conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage, soit par la production d’un certificat délivré par un organisme accrédité dans les conditions prévues à l’article L. 433-4 du code de la consommation, soit par la production d’une attestation individuelle qui lui aura été délivrée.
Il est possible de distinguer trois grands types de configuration possibles :
– l’utilisation d’une balance comptoir poids/prix : la balance doit être certifiée
– l’utilisation d’une balance comptoir poids/prix avec une solution de connexion à une caisse certifiée : la balance et la caisse doivent être toutes les deux certifiées
– L’utilisation d’une balance tactile intégrée ou terminal point de vente, qui intègre à la fois une solution de pesage et d’encaissement, certifié : l’ensemble de la solution doit être certifié.
Si le système actuel de pesage et d’encaissement du commerçant ne peut pas être certifié ou faire l’objet d’une attestation, il doit alors s’équiper d’un nouveau matériel à compter du 1ᵉʳ janvier 2018.
Notre équipe commerciale est à votre écoute pour tous vos besoins et demande de renseignements en matériels de pesage.